Diese 10 Fehler sollten Sie in technischen Präsentationen vermeiden

Seit vielen Jahren gebe ich Seminare für Ingenieure zum Thema „Präsentationstechniken“.
Ich habe hunderte technischer Präsentationen sehen, bewerten und verbessern dürfen.
Technik anschaulich, interessant und vor allem verständlich zu präsentieren, gehört zu den größten Herausforderungen für Ingenieure, Techniker und andere Spezialisten.
Viele von ihnen tappen in diese typischen Fallen:

1)   Das Ziel ist nicht klar.
Die meisten Techniker und Ingenieure, die ich kennen lernen durfte, sind keine leidenschaftlichen Redner. Entsprechend lästig sind ihnen Präsentationen. Dennoch müssen sie sein. Meist kommt der Chef morgens mit dem Satz ins Büro: “In 2 Stunden präsentieren Sie bitte den Projektstand im Kundenmeeting.“
Nun ist hier das Thema klar, keineswegs aber das Ziel.
Viele verstehen nicht, dass jede Präsentation nur eine Daseinsberechtigung hat, wenn sie ein Ziel verfolgt.
Mit welchem Ziel soll der Projektstand dargestellt werden?

Soll….

  • das Budget nachverhandelt werden?
  • Mehr Zeit gewährt werden?
  • Von Erfolgen berichtet werden?
  • Misserfolge elegant kommuniziert werden?
  • Das neue Softwaretool verständlich eingeführt werden?

 

Ein unklares Ziel rächt sich sofort. In meinen Seminaren frage ich nach den einzelnen Präsentationen zuerst das Publikum: „Was glauben Sie wollte der Redner erreichen?“ Ist die Antwort uneindeutig oder gibt es Schulterzucken, hatte der Redner kein klares Ziel vor Augen. Erreicht hat er schlimmstenfalls gar nichts.

Schade!

  • Beginnen Sie ihre Präsentationsvorbereitung daher mit diesen Fragen:
    Was soll beim Publikum nachher anders sein?
  • Welche 2-3 wichtigen Punkte soll es unbedingt verstehen?
  • Was soll das Publikum hinterher über das Projekt denken?

2) Auf jeder Folie die gleiche Überschrift.
Viele Folienvorlagen folgen dem Corporate Design, das die Marketing Abteilung vorgegeben hat. Meist beinhaltet das Design einen Haupttitel – und eine zweite Überschrift. Das führt dazu, dass die meisten Hauptüberschriften immer gleich sind.
Heißt etwa der Titel der Präsentation: „Messdaten automatisch auslesen mit Tool X“, findet sich diese Überschrift meist auf jeder der 10 Folienseiten.
Das ist fatal! Denn die Wahrnehmungspsychologie weiß, dass eine Botschaft, die IMMER zu sehen ist, niemand mehr sieht.
Daher ist es klüger, auf jeder Folie eine andere Überschrift zu setzen, die im besten Fall beschreibt, worum es in dieser einzelnen Folie geht.
Gute Überschriften sind Fragen, weil sie einen anregenden Charakter haben:

  • „Was sind die Vorteile von Tool X?“
  • „Wo sollten Sie Tool X im Arbeitsalltag anwenden?“
  • „Wie sparen Sie Zeit durch die Anwendung von Tool X“?

Fragen Sie sich auf jeden Fall bei jeder einzelnen Folie: Was soll die Folie aussagen? Durch welche knackige Überschrift kann ich die Aussage der Folie am besten unterstreichen?

3) Die Grafiken sind zu komplex.

Wie in Punkt 2 erläutert, ist einer der häufigsten Fehler der, dass Techniker sich zu wenig auf die Kernaussagen fokussieren.
Entsprechend komplex sind häufig die Grafiken.
Zu viele Informationen führen allerdings eher zu Verwirrung als zu mehr Klarheit.
Schöne visuelle Ideen wie man Grafiken vereinfachen kann, findet man bei Garr Reynolds, der in seinen Büchern viele Vorher/Nachher-Beispiele von Folien zeigt.

Bei Slideshare kann man diese Folien anschauen:

http://de.slideshare.net/garr/sample-slides-by-garr-reynolds

Auch hier gelten die Fragen:

  • Was will ich mit der Grafik ausdrücken?
  • Was ist die wichtigste Information, die rüber kommen soll?
  • Wie kann ich diese wichtige Information noch besser herausstellen?

Gut ist es beispielsweise die wichtigsten Informationen auf der Folie farblich herauszustellen wie in diesem Beispiel aus Garr Reynolds Slides:

4) Zu viele Details

Auch hier ist wieder die Frage: Was ist das Ziel? Und wieviele Details müssen die Zuschauer wissen, damit ich das Ziel erreiche oder sie diesen Sachverhalt verstehen?
Viele Techniker, Ingenieure und IT-Fachleute sind absolute Spezialisten in auf ihrem Gebiet. Niemand kennt sich so gut aus wie sie!
Nur leider vergessen sie oft, dass sie die einzigen sind, die dieses Wissen haben.
Sie überfrachten ihre Zuhörer mit Fachwissen, dem sie weder folgen können noch das sie wirklich interessiert.

Ein Jammer!
Also haben Sie bitte mehr Mut zur Lücke. Halten Sie lieber Ihre Hauptpräsentation kurz und packen Sie Extra-Informationen in Folien, die sie nur zeigen, falls jemand eine Frage dazu hat. Das können Sie entweder machen über die Funktion „Folien verbergen“ bei Powerpoint oder indem sie Zusatzfolien an das Ende ihrer Präsentation legen, um sie bei Bedarf einzublenden.
Das qualifiziert sie dann erst recht als ausgebufften Experten!

5  Aküfi  – Der Abkürzfimmel

Nicht wenige Techniker starten ihre Präsentationen mit Sätzen wie:
„Hallo Kollegen, ich spreche jetzt über das AEI1-Tool im K5Z-Projekt“
Alles klar? Nix ist klar!
Die Chance, das Publikum zu Beginn durch eine anregende Einleitung zu gewinnen ist vertan.
Erklären Sie Abkürzungen immer, auch wenn Sie es vermeintlich mit Fachpublikum zu tun haben! Ansonsten sind sie ein LFTB – „Looser from the Beginning“
Was die Abkürzung kannten Sie gar nicht? Da können Sie mal sehen!

6 Zu wenig an das Publikum gedacht.

Viele Techniker präsentieren vor Fachpublikum – glauben sie zumindest!
Aber auch diese These bedarf einer Überprüfung!
Angenommen Sie arbeiten als Ingenieur in einem großen Automobilkonzern, beschäftigen sich hauptsächlich mit OBD (On-Board-Diagnose) und halten einen Vortrag vor anderen Ingenieuren.
Dieser illustre Kreis setzt sich zusammen aus Kollegen, die sich mit Messtechnik, der Konstruktion von Heckschlössern, Geruchsdesign (wie muss ein neuer Mercedes von innen riechen) , Infotainment oder Geräuschdesign (wie muss eine Tür von Audi klingen, wenn man sie zuschlägt) beschäftigen.
Sie verstehen das Problem: Diese Kollegen oder auch Kunden sind zwar auch Techniker, haben aber gar keine Ahnung von On-Board-Diagnose.
Die verstehen das doch, denkt da der Ingenieur! Nein, sie verstehen nicht, weiß ich aus langjähriger Erfahrung.
Um dieses Problem zu vermeiden, ist es ganz wichtig das Thema vorab in einen Gesamtzusammenhang zu stellen.
z.B. „Angenommen Sie fahren mit ihrem Auto auf einer Landstraße. Plötzlich blinkt dieses gelbe Lämpchen in ihrer Anzeige auf.
Sie wissen: Jetzt sollte ich in die Werkstatt fahren, damit in meinem Motor kein Schaden auftritt. Hier kommen wir von der On-Board-Diagnose ins Spiel…..“

„Ja, aber“, kommt meist der Einwand der Fachleute, „wenn ich das alles erkläre, dann oute ich mich doch als inkompetent“

Nein, tun sie nicht!
Sie outen sich nur als jemand, der sich keine Gedanken über die Kompetenzen des (Fach)-Publikums gemacht hat!

Wie können Sie nun Fachkenntnisse elegant überprüfen?

Fragen Sie das Publikum:

  • „Wer von Ihnen ist noch nicht so vertraut mit dem Messtool XY?  Bitte haben Sie keine Scheu und signalisieren Sie es mir per Handzeichen.“
  • Oder umgekehrt: „Sind Sie alle mit der Software XY vertraut?“
  • Falls keiner nickt, müssen Sie davon ausgehen, dass Sie noch mehr ausholen müssen!

 

 

7 Aversion gegen Animationen

Im technischen Bereich sind Animationen verpönt. Sie gelten als zu verspielt und mitunter sogar als unprofessionell. Es riecht zu sehr nach Verkauf und Marketing.
Das aber ist ein Trugschluss.
Animationen können gerade im technischen Bereich sehr nützlich sein.

Weil sie….

  • Erklärungen aufteilen
  • Informationen Stück für Stück zeigen, statt alles auf einmal, was überfordernd wirkt
  • Für Spannung sorgen, weil man auf den nächsten Punkt wartet
  • für Überraschungen sorgen

 

Gerade komplexe Inhalte gewinnen häufig durch Animationen.
Also: Weg mit den Vorurteilen! Sorgen Sie dafür, dass man sie wirklich versteht.

 

8 Keine spannende Einleitung

Mark Twain hat einmal gesagt: „Anfang und Ende einer Rede sollten gut und das Stück dazwischen kurz sein.“
Häufig beginnen Techniker oder IT-Spezialisten ihre Präsentationen mit:

Mein Thema ist heute „Das Verfahren zur Kontrolle der Vermessung des….
Wer da noch nicht gähnt, ist bereits eingeschlafen!
Immer toll sind Starts wie:

„Angenommen….

  • …ihnen stürzt beim Messen des Kraftstoffverhältnisses das System ab. Wie kommen Sie wieder an die Daten ran? Wie Sie das schaffen erkläre ich Ihnen in den nächsten Minuten!“
  • …Sie hätten eine Software, die ihre riesigen Datenmengen automatisch ausliest.
    Angenommen Sie könnten bei dieser Software freitags nachmittags auf ein Knöpfchen drücken und montags hätten Sie komplexe, toll visualisierte Statistiken auf ihrem Bildschirm. Sie gingen dann am Wochenende zum Segeln anstatt ins Büro, um die Daten mühsam einzeln einzutippen! Wie fänden Sie das?

Das „Angenommen“ oder „Stellen Sie sich vor“ versetzt ihre Zuschauer ins Kopfkino und sie beginnen sich ein Szenario vorzustellen, dass Sie ihnen vorgeben.
Solche Einleitungen machen neugierig und steigern die Spannung!

9) Kein zündender Abschluss.

Immer wieder sehe ich Techniker, die mit diesen Worten schließen: „Das war´s.“ „Ich bin fertig“ „Wenn Sie noch Fragen haben, beantworte ich sie gerne:“
Auch hier gilt: Chance vertan!
Bedanken Sie sich lieber und bringen Sie nochmals die Kernbotschaft, bzw. den Appell.
„Sie haben gesehen, was diese Messtechnik leistet. Sie haben gesehen, wie viel Handarbeit Sie ihnen abnehmen kann.

Ich bin seit Jahren begeistert von dieser Software und empfehle Ihnen: Wenden Sie sie an, damit sie nie wieder ein Wochenende im Büro verbringen müssen!“

Oder:
„ Diese Technik ist schneller und intuitiver bedienbar als ihr Vorgänger. Ich empfehle Ihnen: Beginnen Sie heute noch damit, ihre Rechner umzurüsten!“

10) Mangelnde Begeisterung

Wenn Sie wollen, dass der Funke überspringt, dann muss ein Feuer brennen.
Und zwar in Ihnen!
Viele technische Präsentationen scheitern schlicht an der nicht vorhandenen Begeisterung für das Thema!
Fragen Sie sich vorher: Was ist toll an dem Thema? Warum ist es spannend sich damit zu beschäftigen?
Und meinetwegen: Warum bin ich Ingenieur, Konstrukteur, Informatiker geworden? Wie kann ich die Freude für mein Arbeitsfeld transportieren?

Haben Sie keine Scheu vor Emotionen!

Sagen Sie:

  • Ich bin begeistert von diesem Tool, weil…
  • Ich freue mich jedes Mal, wenn ich den Rechner hochfahre, weil
  • Nie hat mir die Arbeit am Prüfstand mehr Spaß gemacht als jetzt, da wir mit dieser Technik arbeiten.

Sie sind ein Mensch und sprechen vor und für Menschen. Drücken Sie ungehemmt ihre Freude aus. Nur dann können Sie wirklich begeistern!
In diesem Sinne empfehle ich Ihnen noch heute Ihre technischen Präsentationen auf Publikumstauglichkeit zu überprüfen.

Damit ihr Publikum am Ende wirklich sagen kann: „Das ist Technik, die begeistert!“

 

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