Absicherungskultur – Warum Meetings und Mails zunehmen

Schon wieder ein Meeting! Die vielen Meetings sind doch reine Zeitverschwendung!
So oder so ähnlich stöhnen sich viele Arbeitnehmer durch ihren Arbeitsalltag, der tatsächlich zunehmend von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen dominiert wird. Subjektiv und objektiv betrachtet, trifft man sich in Meetings zu oft, zu lange, mit zu vielen Leuten, und es kommt zu wenig dabei heraus, weil man sich nur das erzählt, was alle schon wissen.
Zu diesem Ergebnis kommen auch die beiden Wissenschaftler Jessica Mesmer-Magnus und Leslie DeChurch, die in einer Metananalyse Studien der letzten 22 Jahre auswerteten an denen insgesamt 4800 Teams und rund 17.000 Menschen teilgenommen haben. Das Merkwürdige daran jedoch ist: Viele scheinen zwar zu wissen, dass die ausschweifende Meetingkultur nicht zu besseren Ergebnissen führt, zudem teuer ist und die Mitarbeiter lediglich von ihrer Arbeit abhält. Und doch machen sie weiter wie bisher, statt überflüssige Besprechungen zu streichen. Motto: Wenn ich nicht mehr weiter weiß, bild´ ich einen Arbeitskreis.
Aber woran liegt das? Warum wird stetig mehr Zeit und Geld in sinnlosen Besprechungen mit pappigen Plätzchen verplappert?
Aus zwei Gründen.

  • Der erste Grund ist die vielfach gestiegene Absicherungskultur in vielen Unternehmen. Weil es hinterher keiner gewesen sein will, wird die potenzielle Schuld in Falle des Scheiterns auf möglichst viele Schultern verteilt, Motto: Ihr wart doch alle dabei, als wir das besprochen haben! Dasselbe Prinzip lässt sich auch in den ebenfalls stark gestiegenen Mails erkennt, die in CC und BCC verschickt werden. Auch hierbei soll sich hinterher garantiert keiner darüber mokieren, er hätte davon nichts gewusst.
  • Der zweite Grund hängt mit dem ersten eng zusammen, ist aber noch viel simpler: Immer weniger Menschen sind bereit, eigene Entscheidungen zu treffen und die Verantwortung dafür zu übernehmen.

    Das wiederum liegt häufig an der Führungskultur, die gerade in größeren Unternehmen zu hierarchisch und direktiv geprägt ist. Wenn ein Fehler etwa zur Konsequenz hat, dass der cholerische Chef einen Tobsuchtsanfall bekommt oder dass man in einem monatlichen Meeting Gefahr läuft, vor dem versammelten Kollegenkreis zusammengefaltet zu werden, wird umso fleißiger, detailreicher und in Bandwurmmails berichtet oder eben wieder ein neues Problemmeeting einberufen.
    Dabei weiß man heute, dass ein kooperativer Führungsstil in den meisten Fällen zu wesentlich besseren Ergebnissen führt. Oder kurz: Es ist die Angstkultur, die den vielgehassten Meeting- und Mailstress erzeugt.
    Wie können Ängste abgebaut werden?
    Hierbei gibt es mehrere Alternativen:

    • Statt diffuser Aufgabenverteilung: Geben Sie klar abgegrenzte Stellen- und Aufgabenbeschreibungen.
    • Betrachten Sie die Fehler Ihrer Mitarbeiter als eine Investition. Vielleicht kennen Sie die hübsche Anekdote von dem IBM-Gründer Tom Watson. Als einer seiner Mitarbeiter einen schweren Fehler beging, kostete es das Unternehmen 600.000 Dollar. Daraufhin fragte man Watson, ob er den Mitarbeiter nicht feuern wolle, was der vehement verneinte. Er sagte nur: „Ich habe gerade 600.000 Dollar in seine Ausbildung investiert. Warum sollte jemand anderes diese Erfahrung gratis bekommen?“
    • Geben Sie den Kollegen konstruktives Feedback, statt Schuldgefühle zu erzeugen. Fragen Sie nicht, wer ist schuld?, sondern: Wie kam es dazu und was haben wir daraus gelernt?
    • Und wenn es gut gelaufen ist: wertschätzen und anerkennen Sie immer wieder Leistungen und Erfolge!Und jetzt Sie: Was lässt sich noch unternehmen, um Meetings und Mails zu begrenzen?

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